Optimale Urlaubsplanung im Büro

Urlaubszeit ist die schönste Zeit. Doch in der Abstimmung mit Kollegen und Chefs kann es bei der Urlaubsplanung schon mal zu Konflikten kommen. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie ohne Konflikte Ihren Urlaub planen können und mit welchen Tricks Sie mehr aus Ihren freien Tagen herausholen können.

Jemand schreibt etwas mit einem gelben Marker an einen Wandplaner.

Urlaub frühzeitig mit Kollegen absprechen

Wer im Team arbeitet, weiß: Kommunikation ist alles. Die meisten Diskussionen oder Missverständnisse können vermieden werden, wenn wir viel und offen miteinander reden. Das gilt auch für den Urlaub. Besprechen Sie möglichst frühzeitig mit Ihren Kollegen die Planung für das Jahr: Wer ist an Schulferien gebunden? Zu welchen Zeitpunkten müssen alle da sein, weil wichtige Projekte oder Events anstehen? Wer vertritt wen? So können Sie grob eingrenzen, für wen sich welche Zeitfenster in der Urlaubsplanung ergeben und nach und nach ins Detail gehen.

Die Planung mit Bürokalendern visualisieren

Haben alle ein Dokument, an dem sie sich orientieren können, fällt die Organisation leichter. Posterplaner für das Büro eignen sich perfekt, um alle auf den gleichen Stand zu bringen. Die großformatigen Kalender können an der Wand befestigt werden und bieten genug Platz, um Urlaub, Veranstaltungen oder Deadlines einzutragen. Der Posterplaner von Heye lässt sich beispielsweise im Quer- oder Hochformat aufhängen und ist übersichtlich, klar strukturiert sowie nutzerfreundlich. So sind die Schulferienzeiträume aller Bundesländer in einer Fußzeile abgedruckt und die bundesweit unterschiedlichen Feiertage eingetragen.

Ein Posterplaner mit einigen Markierungen hängt an der Wand.
Nutzen Sie die Übersichtlichkeit von Posterplanern für Ihre Urlaubsplanung.

Feier- und Brückentage nutzen

Fallen Feiertage auf Wochenenden, ziehen Arbeitnehmer den Kürzeren. Es kommt vor, dass es "schlechte" Jahre gibt, bei denen besonders viele Feiertage auf Samstagen und Sonntagen fallen. Dann wieder gibt es "gute" Jahre, bei denen wir die Feiertage voll ausschöpfen können.

Mehr aus Ihren Urlaubstagen herausholen können Sie immer mit den Feiertagen, die an Wochentage gebunden sind – so wie Karfreitag, Ostermontag, Christi Himmelfahrt oder Pfingstmontag. Nehmen Sie in diesen Zeiträumen Urlaub, können Sie beispielsweise mit nur vier Urlaubstagen eine ganze Woche frei bekommen. Oder, mithilfe eines Brückentages, mit nur einem Urlaubstag ein verlängertes Wochenende wegfahren. Haben Sie auch die Feiertage im Blick, die nur für ausgewählte Bundesländer gelten – in Berlin ist beispielsweise der internationale Frauentag ein offizieller Feiertag. Auch hier hilft Ihnen ein Blick auf einen Posterplaner, auf dem die verschiedenen bundesweiten Feiertage eingezeichnet sind.

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Gleiches Recht für alle

Um die gute Stimmung im Büro zu wahren ist es wichtig, dass die Urlaubsverteilung gerecht ist. Beansprucht ein Mitarbeiter alle Brückentage für sich und müssen die anderen währenddessen im Büro sitzen, liegt Ärger in der Luft. Gibt es Unstimmigkeiten in der Planung, sprechen Sie Ihre Vorgesetzten an – in der Regel müssen diese den Urlaub sowieso genehmigen.

Eine junge Frau steht vor einem Posterplaner und streicht mit einem roten Marker etwas durch.
Geblockte Zeiträume können Sie im Posterplaner mit einem dicken Rotstift markieren.

Schulferien im Blick behalten

Haben Mitarbeiter Kinder, sind sie häufig an die Schulferien gebunden. In vielen Betrieben gilt deswegen die Regel, dass diese ein Vorrecht auf Urlaub während der Schulferienzeit haben. Aber auch für kinderlose Angestellte lohnt es sich, diese zu beachten. Oft sind Reiseangebote außerhalb der Schulferien deutlich günstiger als innerhalb dieser Zeiträume.

Detailaufnahme eines Kalenders mit einem Ausschnitt der Schulferien, die gelb markiert sind.
Orientieren Sie sich in Ihrer Urlaubsplanung auch an den Schulferien Ihres Bundeslandes.
Detailaufnahme eines Kalenders, wo farbliche Markierungen für 4 Personen eingetragen sind.
Überschneiden sich die Urlaubstage von Kollegen, sind gute Übergaben sehr wichtig.

Urlaubsvertretungen gut organisieren

Immer wieder kommt es zu Überschneidungen in der Urlaubsplanung, zum Beispiel in beliebten Wochen wie um Ostern oder Weihnachten herum oder in den Sommermonaten. Sollten zwei Kollegen gleichzeitig weg sein oder sich in Sachen Urlaub die Klinke in die Hand geben, sind gut organisierte Urlaubsvertretungen und Übergaben Gold wert. Im Vorfeld sollte klar geregelt sein, wer wen vertritt, wer welche Aufgaben übernimmt, welche to do‘s im laufenden Tagesgeschäft übernommen werden müssen und was auf die Zeit nach dem Urlaub verschoben werden kann. Solche Übergaben sollten Sie schriftlich festhalten, damit jeder auf dem gleichen Stand ist. Vergessen Sie auch nicht, eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Postfach einzurichten und die Kontaktdaten Ihrer Vertretung dort anzugeben.

Posterplaner mit Farbcodes versehen

Beim Bürokalender ist es sinnvoll, mit Farbcodes zu arbeiten. Steht zum Beispiel aufgrund eines wichtigen Projekts eine Urlaubssperre für alle Beteiligten an, kann dieser Zeitraum mit einem dicken roten Marker "gestrichen" werden. Verschiebt sich eventuell ein bestimmter Termin noch, kann er auf einem kleinen Klebezettel vermerkt und bei Bedarf noch umplatziert werden. Und in Bezug auf die Urlaubsplanung sucht sich am besten jeder Kollege eine Farbe aus, mit deren Hilfe er seine Urlaubszeiträume im großformatigen Kalender markiert. So sieht jeder auf einen Blick, wer wann nicht da ist und wo sich Überschneidungen ergeben.

Den geeigneten Kalender finden

Wir von Engler sind gut ausgestattet in Sachen Kalender: Besuchen Sie uns in unserem Geschäft in Rheinbach, um das passende Exemplar für sich und Ihr Team zu finden. Werfen Sie zu diesem Thema auch einen Blick in unseren Artikel "So nutzen Sie Kalender im Büroalltag"!

Ein Posterplanber mit vielen farblichen Markierungen hängt an einer Wand.
Wer ist wann weg? Arbeiten Sie auf Posterplanern mit Farbcodes.